İletişim Becerileri Ve Yönetici Asistanlığında İletişimin Önemi

Teknolojik gelişmelerle birlikte pek çok alanda yaşanan değişim literatüre farklı terimlerin yerleşmesine neden oldu. Günümüzde sık sık duyduğumuz ve tekniklerinin çok iyi kavranılarak uygulanamadığı taktirde daha çok uzun yıllar duymaya devam edeceğimiz kavramlardan biri de iletişimdir. İletişim; duygu, düşünce, haber veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla, başka kişilere veya merkezlere iletilmesi, aktarılması, haberleşme, komünikasyon olarak geçmektedir. Bu geniş yelpazeye dağılabilecek kavramı sözlükteki anlamıyla sınırlandırmak mümkün değildir. Çünkü her geçen gün artan nüfusumuzla ortaya çıkan farklı karakterdeki insanların etkinliklerinin ve ilişkilerinin tümü iletişimi ilgilendirmektedir. O halde iletişim bazen duymak, bazen görmek, bazen de dokunmaktır(Andreas,Faulkner,2001,s.1). NLP tekniklerinde insanların farklı özelliklerde olması iletişim kurarken dikkat etmemiz gerektiğini açıkça vurgulamaktadır. Bu tür özelliklerin gözardı edilmesi iletişim kalitesini düşürmekte anlaşılamama gibi sorunların ortaya çıkmasına neden olmaktadır. Bu nedenle iletişimde kaliteyi yakalayabilmek için önce kendi davranışlarımızda olumlu değişimi yaşamalı, daha sonra çevremizdeki bireyler için model oluşturmalıyız.

İnsan olmanın özelliklerinden biri de yaşam mücadelesini sürdürebilmesi için kendi kendine yetememesidir. Mutlaka diğer insanlarla iletişim halinde olması gerekir. Burada kurulacak iletişimdeki başarı toplumların gelişimine nitelikli iletişim ilişkilerinin ortaya çıkmasına neden olacaktır. İnsan gelişiminin temelini iletişim kalitesi oluşturur. Gelecek kuşaklara özgün nitelikli iletişim ilişkilerinin aktarılması toplumla daha iyi bütünleşmesini ve uyum sağlamasını kolaylaştıracaktır.

İnsan kendisini sürekli yenileyen gelişmesini durmadan sürdüren bir varlıktır. Bu nedenle gelişimini sürdürebilmesi iletişim tekniklerini geliştirmesi ile mümkündür. İletişim ile sosyal, siyasal ve ekonomik alanda gelişimlerini tamamlar ve uzun dönemde planlı ve programlı çalışmalar yapmasına neden olur. Fakat bu konu ile bilinçli ilgilenilmesi zorunludur. Planlı ve programlı şekilde yapılan bilinçli çalışmalarda iletişim kopukluğu varsa istenilen çalışmaların elde edilmesi mümkün değildir.

Çatışmaların yaşanması, farklı görüşlerin oluşması, motivasyonun azalması, engelleme gibi davranışlar görülür ki, böyle durumlarda çalışma ortamında başarılı olabilmek kendini yenileyebilmek, yaratıcı olabilmek pek mümkün olamamaktadır. Bu nedenle kurum içinde bu ve buna benzer sorunların yaşanmaması için iletişim tekniklerinin uygulanması kaçınılmaz zorunluluktur. Belirtildiği gibi iletişim sadece ileti alışverişi değil, insanın toplumsallaşması için gerekli olan ortak bir etkinliktir.

İletişim her geçen gün sosyalleşme süreci içerisinde büyük önem arz etmektedir. Bilgi toplumu kavramı 1950'li yıllardan beri literatüre geçmesine rağmen 1970'li yıllarda daha sık 1980'li yıllarda düşünce hayatında yerini aldığını düşünürsek günümüze kadar her alanda çok gelişmeler meydana gelmiştir. Bu düşünce ya da bilginin anlam kazanmasının tek yolu paylaşımdır. Teknolojik gelişmelerle beraber bu değişime uyum sağlayıp benimseyen, öğrenmekten hoşlanan, yaratıcı insan modelinin ortaya çıkmasına neden olmuş ve bilgi toplumunda insanın özellikleri de değişime uğramıştır. Artık bilgi toplumu insanı açık ve etkili bir biçimde düşünebilmek, yazabilmek, bilgi edinme konusunda eleştirel bir anlayışa sahip olmak, diğer kültürlerden haberli olmak, ahlaki ve manevi değerler üzerinde düşünmek, alanında derinlemesine ve aynı zamanda yataylamasına bilgi sahibi olmak gibi özelliklere sahip olmalıdır.

Bu şekilde donanımlı bilgi toplumu insanı her alanda çalışma hayatında başarıyı yakalamakta ve paylaşımcı özelliği ile daha uzun yıllar başarının artarak devam etmesine yardımcı olabilmektedir. Tabii ki bu özellikler iletişimin önem arz ettiği alanlarda daha da etkili olabilmekte ve bu kişiler çalıştıkları alanlarda derinlemesine ve yataylamasına bilgi birikimleri ile vazgeçilmez kişiler olabilmektedir.

İletişimin önemli olduğu alanlardan biri de sekreterlik mesleğidir. Bilgi toplumunda bu meslek farklı şekillerde algılanarak yönetici asistanlığı kavramı ile karşımıza çıkmaktadır. Modern yönetim anlayışı insanların değil, işlerin yönetimi şeklindedir (Uygur,.Koç;2003,s.2) .

Profesyonel sekreterler; bilgi işçisi, interaktif iletişim kurabilen, koşullara göre hareket eden, zamanı değerlendirme becerisine sahip kişilerdir. Bunun yanında modern organizasyonlarda sekreterler rakamların analizini yorumlamasına yardımcı olabilmekte, inisiyatif kullanma yeteneği gösterebilmektedir. Bu kadar önemli görevleri üstlenebilecek kişilerin de gerek sözsüz gerekse sözlü iletişimi çok iyi bilebilmesi ve uygulayabilmesi gerekmektedir. Çünkü; rekabet ortamı içerisinde bireylerin birbirlerinden daha önemli bir yere gelebilmelerinin en önemli nedenlerinden biri iletişim tekniklerini iyi kullanabiliyor olmalarıdır. Örgütsel iletişimde bireysel özelliklerin önemi ortaya çıkmaktadır. Bilgi birikiminin yoğunluğu iletişim becerisinin birleşmesi ile daha etkili olabilmektedir.

Yönetici asistanlığında sözlü, sözsüz ve yazılı iletişim becerisinin ayrı bir önemi vardır. İletişim becerisinin en etkili olanı sözlü iletişim becerisidir. Çünkü en etkili, hızlı ve yüz yüze iletişimdir. Günlük hayatta ve iş hayatında sürekli kullanılan sözlü iletişim çoğu kişi tarafından etkin bir şekilde gerçekleştirilememektedir. Bu nedenle iletişim çatışmaları yaşanmakta, gönderici ve alıcı birebir ilişki içinde olduğundan duygu, düşünce ve bilgi aktarımı daha sağlıklı bir şekilde yürüyememektedir. Randevu almadan yönetici ile görüşmek isteyen bir kişi ile iletişimde sözlü iletişim becerisi ortaya çıkmaktadır. Karşıdaki kişiyi kırmadan, kızdırmadan, ikna ederek yöneticisinin şu an görüşemeyeceğinin aktarılması hiç de kolay bir iş değildir. Hele birde gelen kişinin mutlaka görüşmesi gerekiyorsa yada anlayışsız, hoşgörüsüz bir kişi ise. Bu nedenle sözlü iletişim becerilerin de etkinliğin artırılması için belli başlı noktalara dikkat etmemiz gerekir. Bunları şu şekilde belirtebiliriz;

• İlk etapta konuşmanın amacının belirlenmesi gerekir (Örneğin; amacınız yöneticinizin görüşme yapamayacağını belirtmek ),
• Konuşmaya başlamadan önce düşüncelerinizi bir mantık çerçevesinde belirlenmelidir,
• Karşınızdaki kişinin iyi bir dinleyici olunmalıdır,
• Sözlü iletişim becerinizi gözden geçirerek bu konudaki eksikleri belirleyip kendinizi geliştirmek amacıyla çeşitli testler uygulamamız gerekir,
• Sözlü iletişim de espriler ve gerçek hayat hikayelerinin dikkatin konuya çekilmesinde ayrı bir önemi vardır. Etkili dinleyici kitlesinin oluşturulmasında yararlı olur,
• Saygı, ifade eden kelimelerin kullanılması sözlü iletişim becerisinin artmasında etkili olur.

Yönetici asistanlarının kullandığı diğer önemli bir iletişim becerisi de yazılı iletişimdir. İş yaşamında iletişimin daha fazla resmiyeti gerektirmesi, yazılı iletişimi sözlü iletişimden daha fazla ön plana çıkarmaktadır. Özellikle yönetici asistanlığında rapor yazma, mektup, faks çekme ve benzeri faaliyetler yazılı iletişimi kaçınılmaz kılmaktadır (Altınöz-Parıldar;2000,s.2). Kurum içi veya kurum dışı yazışmalar ayrı önem taşımaktadır. Bu nedenle, iletişimin ilişkili bulunduğu konuların, yazılı ve sözlü iletişimde uyulması gereken kuralların bilinmesi başarının anahtarı olacaktır.

Kişiler ya da kurumlar arası iletişimlerde somut belgelerin elimizde olması ve bilginin gerçek ve doğru bilgiler kapsaması nedeniyle yazılı iletişim vazgeçilmez iletişim teknikleridir. Bu nedenle kullanılan dil, anlatım şekli ve sadelik içerik açısından önemlidir. Yazı yazılırken kullanılan kelimeler ve bunların dilbilgisi kurallarına uygun olması zorunluluktur. Aynı zamanda şekil açısından yazışma tekniklerinde kullanılan kurallara dikkat edilerek yazılması etkin ve verimli yazılı iletişimi gerçekleştirmesi açısından önemlidir.

Yazılı iletişimin iş yaşamında ayrı bir önemi olduğunu belirtmiştik. Bu nedenle yazıların, yasal mevzuata uygun, dilbilgisi kurallarına dikkat edilerek yazılması, konunun doğru, açık, kısa, tam v.b. şekilde ifade edilmesi yanında, ayrıca standartlara uygun yazılması gerekir (Altınöz-Parıldar;2000,s.37).

Yazının belirli düzen ve standartlara uygun şekilde yazılması;

• Yazının bölümlerinin ayrı ayrı net biçimde görülmesini,
• Yazının belirli bir amaç çerçevesinde rahatlıkla yazılmasını, yazılan yazının okuyucu tarafından da net ve açık bir şekilde okunmasını sağlayacaktır,
• Yazının içeriği net bir şekilde anlaşılacak ve değerlendirilmesi kısa sürede ve daha etkili yapılacaktır.

Yazılı iletişimde yazılış amacı bakımından da gruplara ayırmak mümkündür. Bunlar;

a) İş yazıları,
b) Resmi yazılar,
c) Özel yazılardır.

Burada iş yazıları ve resmi yazılar belirlenen standartlar çerçevesinde yazılmaları gerekir. Belirlenen standartlarda çeşitli bölümler vardır. Bu bölümlerin düzenlenmesinde farklılıklar bulunabilir.

Yazılı iletişim kurum içi ya da kurum dışı iletişimi sağlamak için gereklidir. Yazılan yazıların gerek şekil gerekse içerik açısından önem verilerek yazılması kurum veya işletmenin imajı açısından önemlidir. Yazıyı yazan tarafın bu konuda göstereceği hassasiyet yazının gönderildiği kurum ya da kuruluşa da yansıyacak ve olumlu ya da olumsuz imajın yerleşmesinde etkili olacaktır. Bu nedenle bu tür yazılı iletişimi kullanacak olan kişilerin bu konu ile ilgili detayları öğrenmeleri; yani konunun uzmanı olmaları gerekmektedir. Kurum içerisinde bu alanda görev yapabilmek ve kendini geliştirebilmek için yazılı iletişim tekniklerinin kavranılması meslek kariyeri açısından olmazsa olmazlar arasındadır.

Yazılı ve sözlü iletişimin yanında diğer bir önemli iletişim becerisi de sözsüz iletişim becerisidir. Günlük hayatta sık duyduğumuz kelime ve sözcük kullanmadan beden dili kullanılarak yapılan iletişimdir. Genellikle karşı tarafa duygu ve düşüncelerimizi sözlü bir şekilde ifade etmeden kullandığımız el, kol, mimik,tavır gibi hareketlerinin bir bütünüdür. Bunlar da kültürümüzde yer etmiş, yapılan bir hareketle karşı tarafa ne anlatmak istediğimizi, o anki duygu ve düşüncelerimizi aktarabildiğimiz bir iletişim yöntemidir. Örneğin hastaneye gittiğimizde çoğu duvarda işaret parmağını dudağının üzerine götürmüş bir hemşire resmini görürüz. Bu hareket hemen hepimizin zihninde gürültü yapılmaması gerektiğini hatırlatır. Bu da ortak bir sözsüz iletişim tekniğinin varlığını ve de etkin bir şekilde kullanıldığında iletişimde verimli olunabileceğini bize gösterir.

Yazılı, sözlü ve sözsüz iletişim becerilerinin verimli bir şekilde kullanılması kurum içinde çalışanların ve kurum dışında müşterilerin olumlu biçimde etkilenmesi ve olumlu imajın yerleştirilmesi amacını taşımakta önemli rol oynayacağını belirtmiştik.. Bunun sonucunda kurum içinde çalışanlar arasında sadakat ve kuruma bağlılık artacak sevgi ve güven duyguları ile daha verimli çalışılacaktır. Kurum dışında ise durum farklı değildir. Kurumun mevcut müşterilerinin korunması ve kuruma güvenen, sadık, duygusal olarak bağlı yeni müşterilerin kazanılması, verimli iletişim becerilerinin sihirli gücüdür.

KAYNAKÇA

Altınöz, Mehmet ve Parıldar, Ceyhun ( 2000), Yazışma Teknikleri, 1. Baskı, Ankara: Nobel Yayınları.

Göral, Ramazan (2002), Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri, 1. Baskı, Ankara: Mikro Yayınları.

Kayaalp, İsa (2002), Eğitimde İletişim Dili, 1. Baskı, İstanbul: Bilge Yayıncılık.

Steve, Andreas ve Faulkner, Charles (2001),NLP Başarının Yeni Teknolojisi,1.Baskı, İstanbul:Beyaz Yayınları.

Tutar, Hasan ve Altınöz Mehmet ( 2003), Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri, 2. Baskı, Ankara: Seçkin Yayıncılık.

Uygur, Akyay ve Koç, Hakan (2003), Sekreterlik Teknikleri, 1. Baskı, Ankara: Detay Yayıncılık.

Zıllıoğlu, Merih (1996), iletişim Nedir?, 2.Baskı, İstanbul: Cem Yayınevi.